lunes, 8 de septiembre de 2014

HISTOGRAMA

En estadística, un Histograma es una representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados, ya sea en forma diferencial o acumulada. Sirven para obtener una "primera vista" general, o panorama, de la distribución de la población, o la muestra, respecto a una característica, cuantitativa y continua, de la misma y que es de interés para el observador (como la longitud o la masa). De esta manera ofrece una visión en grupo permitiendo observar una preferencia, o tendencia, por parte de la muestra o población por ubicarse hacia una determinada región de valores dentro del espectro de valores posibles (sean infinitos o no) que pueda adquirir la característica. Así pues, podemos evidenciar comportamientos, observar el grado de homogeneidad, acuerdo o concisión entre los valores de todas las partes que componen la población o la muestra, o, en contraposición, poder observar el grado de variabilidad, y por ende, la dispersión de todos los valores que toman las partes, también es posible no evidenciar ninguna tendencia y obtener que cada miembro de la población toma por su lado y adquiere un valor de la característica aleatoriamente sin mostrar ninguna preferencia o tendencia, entre otras cosas.



En el eje vertical se representan las frecuencias, es decir, la cantidad de población o la muestra, según sea el caso, que se ubica en un determinado valor o sub-rango de valores de la característica que toma la característica de interés, evidentemente, cuando este espectro de valores es infinito o muy grande el mismo es reducido a sólo una parte que muestre la tendencia o comportamiento de la población, en otras ocasiones este espectro es extendido para mostrar el alejamiento o ubicación de la población o la muestra analizada respecto de un valor de interés.
En general se utilizan para relacionar variables cuantitativas continuas, pero también se lo suele usar para variables cuantitativas discretas, en cuyo caso es común llamarlo diagrama de frecuencias y sus barras están separadas, esto es porque en el "x" ya no se representa un espectro continuo de valores, sino valores cuantitativos específicos como ocurre en un diagrama de barras cuando la característica que se representa es cualitativa o categórica. Su utilidad se hace más evidente cuando se cuenta con un gran número de datos cuantitativos y que se han agrupado en intervalos de clase.

Ejemplos de su uso es cuando se representan franjas de edades o altura de la muestra, y, por comodidad, sus valores se agrupan en clases, es decir, valores continuos. En los casos en los que los datos son cualitativos (no numéricos), como sexto grado de acuerdo o nivel de estudios, es preferible un diagrama de sectores.

Los histogramas son más frecuentes en ciencias sociales, humanas y económicas que en ciencias naturales y exactas. Y permite la comparación de los resultados de un proceso.


Tipos de Histogramas

Diagramas de barras simples

Representa la frecuencia simple (absoluta o relativa) mediante la altura de la barra la cual es proporcional a la frecuencia simple de la categoría que representa.
Diagramas de barras compuesta
Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada o sea a partir de dos variables, las cuales se representan así; la altura de la barra representa la frecuencia simple de las modalidades o categorías de la variable y esta altura es proporcional a la frecuencia simple de cada modalidad.

Diagramas de barras agrupadas

Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada o sea a partir de dos variables, el cual es representado mediante un conjunto de barras como se clasifican respecto a las diferentes modalidades.

Polígono de frecuencias

Es un gráfico de líneas que de las frecuencias absolutas de los valores de una distribución en el cual la altura del punto asociado a un valor de las variables es proporcional a la frecuencia de dicho valor.

Ojiva porcentual

Es un gráfico acumulativo, el cual es muy útil cuando se quiere representar el rango porcentual de cada valor en una distribución de frecuencias.
En los gráficos las barras se encuentran juntas y en la tabla los números poseen en el primer miembro un corchete y en el segundo un paréntesis, por ejemplo: (10-20) aunque existen algunas otras.



C41- Crear Histograma en Excel

E1- Para poder crear el histograma en Excel debemos primero agrupar los datos por clases. Una opción es utilizar fórmulas de Excel para contar la cantidad de personas que tiene una cierta edad, pero Excel tiene una funcionalidad que nos facilitará en gran manera este trabajo y solo debo crear un rango que contenga el rango de clases (o grupos) de los datos:


                                  Rango de clases para histograma en Excel

E2- Para poder clasificar los datos para el histograma en Excel debemos empezar por activar las Herramientas para análisis que son un complemento de Excel. Debemos ir a la ficha Archivo -Opciones - Complementos - Complementos de Excel.


                                   Habilitar Herramientas para análisis e Histograma en Excel

E3- Luego agregaremos el grupo Análisis a la ficha Datos. Al hacer clic sobre el comando Análisis de datos y seleccionamos Histograma



                    Herramienta Histograma en Excel 2010


E4- Al seleccionar Histograma nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo dónde podremos especificar los argumentos necesarios.


                             Argumentos para crear histograma en Excel


E5- Como Rango de entrada especificaremos el rango que contiene las edades (sin título) y en el cuadro Rango de clases colocaremos el rango de celdas con las clases previamente creadas. Nos aseguraremos  de seleccionar la opción En una hoja nueva y de marcar la opción Crear gráfico. Al pulsar el botón Aceptar se creará una nueva hoja con el histograma.

                        Ejemplo de histograma en Excel


E6- Para mejorar un poco la apariencia del gráfico de Histograma recién creado aplicaremos algunas acciones adicionales. Eliminamos de la tabla de datos la opción “y mayor…” de manera que dicha opción no aparezca en el gráfico y en segundo lugar eliminamos la leyenda del gráfico.

                  Formato para el Histograma en Excel


E7- Finalmente removeremos los espacios entre las columnas del gráfico. Para ello podemos hacer click derecho sobre alguna de las columnas y seleccionar la opción Dar formato a serie de datos y en la sección de Opciones de serie colocar el Ancho del intervalo en 0%.

             Formato de serie de gráfico de Histograma


E8- Finalmente tendremos nuestro Histograma.


      Ejemplo de histograma en Excel 2010




Comparto un video explicativo de cómo crear un histograma en Excel.










FUENTES: www.exceltotal.com. Histograma en Excel consultado al 08/09/2014

martes, 2 de septiembre de 2014

Más herramientas de Excel


C36- Tabla Dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.



E1- Nos posicionamos en cualquier celda de la tabla que se desea considerar tabla dinámica.

                            Tabla de datos para crear una tabla dinámica


E2- Seleccionamos el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.



                                            Insertar una tabla dinámica


E3- Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario se puede ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.


     
                                 Creando una tabla dinámica

E4- En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Realizamos click en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.


                            Nueva tabla dinámica



E5- Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales se puede elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

E6- Para completar la tabla dinámica se debe arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto, colocamos como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores se colocará el campo Ventas.


                         Lista de campos de una Tabla dinámica


E7De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

                          Tabla dinámica recien creada

C37- Gráfico Dinámico

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico se ayuda a la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

E1- SE debe hacer click sobre cualquier celda de la Tabla Dinámica que servirá como base del Gráfico Dinámico.

E2- Luego nos dirigimos a la Pestaña Herramientas de la Tabla Dinámica y presionamos sobre el comando Gráfico Dinámico.


                              Insertar un gráfico dinámico

E3- Aparecerá un cuadro de diálogo Insetar Gráfico dónde seleccionaremos el que mejor nos convenga para mostrar los datos.

                                  Insertar gráfico      


E4- Una vez que seleccionamos el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. El gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica

                    Filtrar un gráfico dinámico


E5- Además se puede filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:


                    Filtrando un gráfico dinámico


C38- Validación

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.


Tipos de datos que se pueden validar

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:

Números     Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas     Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.

Longitud     Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.

Lista de valores     Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.

Mensaje de entrada     Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.

Mensaje de error     Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Mensaje de información     Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de advertencia     Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de detención     Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida.


Ejemplo- El mismo lo presenté en un trabajo Práctico solicitado por la cátedra, dónde debíamos aplicar la herramienta Validación.

E1- En una Empresa se desea contratar personal para el Area Contable. Una consultora envía los
CV a la empresa, dónde personal de RRHH se encargará de realizar la preselección para luego concretar una entrevista.
Se tendrán en cuenta unos datos de los agentes en el momento de realizar la selección, por lo que se a realizado una
planilla para poder filtrar los postulantes posibles.
Requisitos necesarios: Edad: entre 22 y 30 años- Ser estudiante de la Carrera Administración de Empresas o Ciencias
Económicas-Pertenecer a la Ciudad de Paraná o Santa Fé.


E2- Creamos una tabla con el siguiente encabezado y los nombres de los agentes.
                                                             
NOMBRE Y APELLIDO
SEXO
EDAD
ESTADO CIVIL
CARRERA
LOCALIDAD
Perez José
Martinez Alejandro
Lopez Jorge
Zati Luis
Navarro Juan
Ielpo Antonella
Julio Alejandra
Balcaza Cecilia
Montes Guillermo
Rosi Maria



E3- Luego nos posicionamos  nos dirigimos a Datos- Validación de Datos





E4- En este caso seleccionamos la columna de SEXO donde aplicaremos Lista. Luego en origen seleccionamos las celdas donde se encuentran los datos que debe contener la lista, en este caso F y M (esto se puede hacer en cualquier lugar de la hoja, una vez realizada la acción se esconde). De igual forma se puede configurar un mensaje de entrado y un mensaje de error.


 
E5-Aplicamos Validación para cada cada campo, de acuerdo a cuál nos convenga.

E5- Luego al querer completar los datos soló podremos ingresar los que nos permita cada celda. En éste ejemplo los remarcados en color azul, son los postulantes que cumplían con todos los requisitos.
                          
NOMBRE Y APELLIDO
SEXO
EDAD
ESTADO CIVIL
CARRERA
LOCALIDAD
Perez José
M
24
Soltero
Administración de Empresas
Paraná
Martinez Alejandro
M
Casado
Ciencias Económicas
Lopez Jorge
M
Casado
Santa Fé
Zati Luis
M
27
Casado
Ciencias Económicas
Santa Fé
Navarro Juan
M
29
Casado
Paraná
Ielpo Antonella
F
Casado
Santa Fé
Julio Alejandra
F
22
Soltero
Administración de Empresas
Balcaza Cecilia
F
29
Soltero
Ciencias Económicas
Paraná
Montes Guillermo
F
28
Casado
Administración de Empresas
Paraná
Rosi Maria
30
Soltero
Ciencias Económicas
Santa Fé
                     
 C39- Función Indice

La función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el número de fila y columna. Esta función tiene dos formas de uso: de forma matricial y de forma de referencia.

 La sintaxis de la función INDICE es la siguiente:


                            Sintaxis de la función INDICE en Excel - Forma matricial

Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.

Núm_fila (opcional): El número de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.

Núm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una sola columna, de lo contrario debe especificarse el número de columna de la celda buscada.

Tanto el Núm_fila como el Núm_columna comienzan con el número 1 que indica la primera fila o la primera columna de nuestra matriz. Ambos argumentos deben indicar una celda válida dentro de la matriz o de lo contrario recibiremos un error del tipo #¡REF!.

E1- Seleccionamos la matriz
E2- Agregamos la fórmula, y aparecerá el resultado de la misma.

                Ejemplo de la función INDICE en su forma matricial

C40- Controles de Formularios en Excel


Los controles de formulario en Excel son objetos que se pueden colocar dentro de una hoja de un  libro,  y  darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios  y tener un mejor control sobre la información.

E1- Nos dirigimos a la Ficha Programador, luego a Insertar y ahí aparecerán todos los controles.


                                                    Controles de formulario en Excel

E2- Seleccionamos del menú desplegable y hacemos clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control.


                                          Insertar un control de formulario en Excel
Observación

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.
Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.
Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.
Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
Control de número.  Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.
Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.
Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción  o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.
Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

C41- Combinar Correspondecia Excel- Word

Al combinar correspondencia, Word extrae los nombres, las direcciones y otros datos de la hoja de cálculo de Excel directamente en los mensajes de correo electrónico, etiquetas, sobres o documentos que esté creando. La combinación es más rápida si toda la información que desea incluir está preparada, de modo que primero hay que asegurarse de lo siguiente:

Las columnas de la hoja de cálculo coinciden con los campos que desea usar en la combinación.
Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre, compruebe que los nombres y los apellidos estén en columnas diferentes. Si desea ordenar por ciudad, asegúrese de incluir la columna Ciudad.

Todos los datos que desea combinar están en la hoja de cálculo.
Si quiere agregar más nombres u otros datos, es preferible hacer estos cambios antes de iniciar la combinación.

El formato de los números no cambiará.
Si la hoja de cálculo incluye fechas, horas, valores de monedas o códigos postales que empiezan por 0, vea Dar formato a números, fechas y otros valores de la combinación de correspondencia.

Cambie o agregue lo que necesite en la hoja de cálculo antes de conectarla al documento de combinación de correspondencia en Word.


E1- Abrimos un documento nuevo de Word.

E2- Hacemos Click en Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia y luego presionamos  el tipo de combinación de correspondencia que se desea usar.


                               Comando Iniciar combinación de correspondencia

                       
E3- Hacemos Click en Seleccionar Destinatarios- Lista Existente.


                                       Comando Seleccionar destinatarios

E4- Buscamos la Hojas de Cáculo de Excel y abrimos.

Si Word lo solicita, seleccionamos Hoja1$ y hacemos click en Aceptar.
De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de combinación de correspondencia que estamos creando en Word.
Para incluir únicamente a algunas personas o elementos de la hoja de cálculo, hacemos click en Envíos > Editar lista de destinatarios.

                                                 Comando Editar lista de destinatarios

Se abre el cuadro Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde  se puede seleccionar solamente las filas que querramos incluir. Para que sea más fácil dar con ellas, podemos ordenar y filtrar la información.

E5- También se  puede insertar campos de combinación de correspondencia que extraen la información de la hoja de cálculo y la colocan en el documento. Por ejemplo, para agregar una línea de saludo a un mensaje de correo electrónico o a una carta, hacemos click en Envíos -Línea de saludo.

                                         Botón de campo de combinación de correspondencia Línea de saludo


E6- Cuando el documento esté listo, hacemos click en Vista previa de resultados y, luego, en las flechas para ver cada una de las copias del documento.


                                                  Grupo Vista previa de resultados

E7- Para finalizar la combinación, presionamos sobre el íconoFinalizar y combinar


                                              Opciones de Finalizar y combinar

E8- Al guardar el documento de combinación de correspondencia, este queda conectado a su lista de distribución de correo. Para volver a usar el documento de combinación de correspondencia, se abre y presionamos  Sí cuando Word nos pregunte si deseamos mantener esa conexión. Luego, si queremos cambiar las personas o los elementos incluidos en la combinación, hacemos  click en Editar lista de destinatarios para ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos.


Fuente: www.exceltotal.com: Como crear una tabla dinámica. Función Indice. Controles de Formularios de Excel. Crear un Gráfico Dinámico
www.office.microsoft.com: Validación de datos. Combinar Correspondencia.