Los Sistemas de Información en las Organizaciones

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:Personas ;Datos ;Actividades o técnicas de trabajo ;Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.
Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

A continuación un ejemplo de cambio en la Organización en relación con los conceptos relacionados con el modelo de Leavitt;

En un minimercado se incorpora un Software para el control de stock de mercadería.
La implementación de ésta nueva tecnología genera cambios en el sistema de información de la organización:

• Estructura: se debe incorporar un departamento que se dedique al mantenimiento y actualización del sistema adquirido.
• Tarea: se realiza una reorganización de las mismas, como así también del personal que será encargado de utilizar el software.
• Personal: se debe capacitar al personal seleccionado en el uso del nuevo sistema de control de stock.

Ciclo de Vida de un Dato

Todos los procesos dependen de la información generada por una serie de actividades...

Ejemplo expuesto: Generación de solicitud de Usuarios del Sistema SAGE -Sistema de Administración de Gestión Educativa- dependiente del Consejo General de Educación.

Generación y Captura de Datos: para acceder a mencionado sistema se debe solicitar un usuario, de acuerdo al cargo que ocupa, serán dados los permisos correspondientes.
Los agentes deben ingresar a la dirección del sistema; completar y  enviar vía digital e impresa la planilla de solicitud, registrando los datos solicitados.

Evaluación: una vez recibida la planilla impresa, los agentes encargados de generar el usuario corroboran si fue enviada la información por sistema, como así también si los datos son correctos, y si figuran las firmas correspondientes.

Destrucción: si los datos no son valideros o incompletos se pasa a rechazar la solicitud.

Almacenamiento: se procede a almacenar en base de datos del mismo sistema, tanto las solicitudes que correspondan, como aquellas rechazada; a fin de poder tener registros de los pedidos realizados.

Transporte: el nombre de usuario como la clave de ingreso son enviados vía mail a los agentes que realizaron correctamente el pedido.

Recuperación- Reproducción: en el caso de faltar alguna información, si el agente solicitante lo pidiese, se podría informar el error, para luego subsanarlo y poder generar el usuario solicitado.

Clasificación: el sistema permite agendar las solicitudes con un número que es consecutivo, a fin de poder acceder rápidamente al registro físico.

Análisis: cada usuario posee permisos para acceder al sistema de acuerdo al cargo que ocupan; por lo cual se debe analizar que rango se le dará.

Operación: una vez generados los usuarios, cada agente puede ingresar al sistema y realizar consultas o ingresar información de acuerdo a los permisos otorgados. Por ejemplo: un directivo puede cargar designaciones, licencias, entre otros trámites, de personal dependiente de su organización; un docente puede consultar el estado de sus servicios, un preceptor puede ingresar los movimientos de los alumnos del establecimiento en cual se desempeña.



Un Sistema de Información permite generar diferentes tipos de informes.
Teniendo en cuenta el ejemplo antes presentado, se pueden presentar los siguientes:

Informes periódicos: se realiza en forma mensual una revisión de los usuarios generados.

Informes de datos críticos: en caso de ser necesario se realiza una auditoria mediante base de datos , a fin de conocer que usuario realizó determinada tarea.

Informes al instante: se solicita  información referente a usuarios en cualquier momento.

Informes de excepción: un directivo puede solicitar información referente a cuántos son los usuarios que están generados en su establecimiento y a qué agente corresponde.


Efectos positivos del uso de Sistemas de Información Informatizados

Se accede a la información suministrada por el sistema de una forma rápida y eficaz.
Permite almacenar una gran cantidad de datos, como así actualizarlos constantemente.

Efectos negativos del uso de Sistemas de Información Informatizados

Si no se tiene conocimiento en cuánto al uso del sistema, puede resultar dificultoso para realizar determinadas tareas, por lo cual se necesita una constante capacitación.

BIBLIOGRAFÍA: Sistema de información: www.wikipedia.com-  Consultado al 24/10/2014.
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