Aprendiendo ACCES

¿QUE ES UNA CONSULTA?

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

TIPOS DE CONSULTA

Consultas de selección. 

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que

cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para

modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla

lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de

eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que

definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay

que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

La vista Diseño.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas

añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE

definimos la consulta. 

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. 

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación:

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,

puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas

basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se

suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que

aparezca en el resultado. 

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición

que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado

por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

*esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. 

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha

para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

C49- Crear una consulta desde Diseño de Consulta

E1- Abrimos la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 

E2- Hacemos  click en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la

imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el

apartado anterior. 

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará

los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

E3- Seleccionamos la tabla de la que queremos sacar datos y hacemos click sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. 

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. 

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

C50- Modificar Diseño de Consulta

E1- Nos dirigimos al Panel de Exploración y presionamos sobre el nombre de la consulta.

E2- En el Menú contextual seleccionamos Vista Diseño.


                                           

REFLEXIÓN: Acces nos permite realizar una base de datos de una forma sencilla, si bien hay que entender bien su aplicación, como así también tener en cuenta las condiciones al momento de crearla.

FUENTES: Manual de Acces 2007 -brindado por por Profesor Bertochi-.
www.danielacabrera-fcg.blogspot.com.ar/Blogfolio de Daniela Cabrera consultado al 10/11/2014.
www.marisazer.blogspot.com.ar. Blogfolio de Marisa Zermatten consultado al 10/11/2014